個人情報保護方針

株式会社メール企画は、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識いたします。
弊社はDM発送業務でお預かりする全ての個人情報に関して法令を遵守し保護・管理していくことを社員に徹底し以下の項目を個人情報保護の基本方針として確実な履行に努めます。

1.個人情報の取得・利用・提供
①当社は、上記事業に定めた利用目的の達成に、必要な範囲で適正に個人情報を取り扱います。
②また、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
③当社は、従業員の個人情報あるいは採用時に取得する個人情報について、利用目的や取扱う内容について、文書あるいはそれに代わる方法で同意を得ます。
④当社は、どの様な個人情報を取得する場合にも、事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報を取得し、取得時に利用目的を明らかにいたします。
⑤当社は、法令の定めによる場合を除き、保有する個人情報について、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いを行わないとともに、目的外の利用を防ぐための措置を講じます。
⑥当社は、本人の承諾無く、第三者に開示・提供することはいたしません。

2.個人情報の安全対策
当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関して、必要かつ適切な安全対策を実施いたします。

3.個人情報に関する苦情および相談について

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報に関するお問い合わせ窓口にて受け付け、また個人情報の開示等の求めにも、適切かつ迅速に対応いたします。

4.法令、規範の遵守
当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他規範を遵守いたします。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、適切な個人情報保護に関する規程、ルール、行動規範を定め、個人情報保護に関するマネジメントシステムを運用します。また、マネジメントシステムが適切に実施できているかを定期的に確認・監査・見直しを行うことにより、継続的に改善いたします。

【個人情報保護に関する問合せ先】
個人情報保護に関する苦情・相談窓口
苦情相談窓口責任者
Tel06-6151-2920 Fax06-6151-2921
メールでのお問い合わせは、こちら

制定日:平成21年6月9日

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の取得と利用目的
①受託業務において取り扱いを委託されている個人情報
・宛名ラベル(紙)、データ(CD)、データ(メール)等による取得した宛名ラベル上の個人情報

【利用目的】
・DM発送業務(ラベルの印刷・貼り付け・出荷・発送)

②本人から直接書面によって取得した個人情報

・従業員から取得した個人情報
・内職応募者から取得した個人情報
・名刺から取得した個人情報
・来訪者から取得した個人情報
・メール等により取得した個人情報

【利用目的】
・社会保険、福利厚生等の各種手続き・入退出管理と従業員教育
・仕事の連絡先、仕事の受け渡し、給与の支払い
・業務上の連絡
・来訪者管理
 

 
2.個人情報の第三者への開示・提供について 
当社では以下の場合を除き、ご本人様の個人情報を第三者に開示・提供することはございません。

①あらかじめご本人様から同意をいただいている場合。
②法令に基づく場合 。
③人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難なとき。
④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難なとき。
⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
 

3.個人情報取り扱いの委託について
当社は、取得させていただいた個人情報の一部をその利用目的の達成に必要な範囲内において外部へ委託する場合があります。この場合に当社は、業務委託先が個人情報の漏えいや紛失、目的外利用をすることがないよう、 契約等により義務づけるとともに、当該委託先を必要かつ適切に監督いたします。

4.個人情報の提供の任意性について
ご本人様からの個人情報の提供は任意でございますが、最低限必要な項目を提供いただけない場合は、必要な業務連絡ができない場合があります。

5.お問い合わせ先
株式会社メール企画
管理者名: 個人情報保護管理者  代表取締役 矢野 寛
Tel06-6151-2920 
Fax06-6151-2921
メールでのお問い合わせは、こちら

制定日:21年 9月 2日

個人情報の開示等の手続き及びお問い合せ窓口について

当社では、本人またはその代理人から、保有する個人情報の開示・利用目的の通知・訂正・追加・削除・利用又は第三者提供の停止(以下、「開示等」と言います。)の請求を受けた場合、その求めに応じて合理的な範囲で対応致します。 

1.開示対象個人情報の開示等の請求に関する手続きについて
当社では、ご本人様又はその代理人から、以下の手続に基づき、開示対象個人情報(保有個人データ)の開示等の請求があった場合、合理的な範囲内で対応致します。

当社の開示対象個人情報の利用目的
・社会保険、福利厚生等の各種手続き・入退出管理と従業員教育
・仕事の連絡先、仕事の受け渡し、給与の支払い
・業務上の連絡
・来訪者管理
 

①開示等のお申し出先(送付先)
  〒532-0034 大阪市淀川区野中北2丁目1-27
 株式会社メール企画 個人情報相談窓口
②提出すべき書面等
開示等の請求をご希望される方は上記①開示等のお申し出先へご連絡ください。
その後、当社よりご必要書類を送付させて頂きます。
a.請求書
保有個人データ開示請求書
保有個人データ利用目的通知請求書
保有個人データ訂正等請求書
保有個人データ利用停止等請求書
委任状
b.本人確認書類
運転免許証の写し(※本籍地欄は黒く塗りつぶして下さい)
パスポートの写し
健康保険証の写し
年金手帳の写し
写真付住民基本台帳カードの写し
③代理人による開示等の請求
開示等の請求者が、ご本人様の法定代理人またはご本人様が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類をご同封下さい。
a.親権者、未成年後見人の場合
・戸籍謄本または扶養家族が記載された保険証の写し
b.成年後見人、任意後見人、保佐人、補助人の場合
・後見登記事項証明書(法務局にて取得のもの)
c.任意代理人の場合
・委任状(お客さま等の実印の押印されたもの)
・お客さま等の印鑑証明書
④手数料
開示請求及び利用目的の通知請求の場合には、申請1回毎に500円の手数料をいただきます。 500円分の郵便小為をご同封下さい。
⑤当社からの回答方法
ご請求者の記載住所宛に書面にてご回答いたします。
⑥開示等の請求に伴って取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求に伴って当社が取得した個人情報は、開示等の作業に必要な範囲内でのみ取り扱うものとします。 開示等のご請求に際してご提出いただいた書類は、当社からの回答が終了した後、6ヶ月間以内に廃棄いたします。
⑦開示等の請求に応じられない場合について
以下の場合は、ご本人様からの開示等のご請求に応じられません。 当社において、不開示とする等の対応を決定した場合は、ご本人様に、その旨理由を付記してご通知申し上げます。 なお、不開示とする場合等についても所定の手数料を頂戴いたします。
a.記載された住所と当社での登録住所との不一致等により、ご本人様からの請求であることが確認できない場合。
b.代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合。
c.所定の請求書類に不備があり、不備の是正を求めたにもかかわらず応じていただけなかった場合。
d.ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
e.保有個人データを既に廃棄・消去済みである場合。
f.取得後6ヶ月以内に消去する予定である等の理由により、開示等の対象となる保有個人データにあたらない場合。
g.当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
h.その他「個人情報の保護に関する法律」により定められた開示等拒否事由に該当した場合。

2.個人情報に関する苦情について
当社の個人情報の取扱いに関する苦情につきましては、下記窓口まで、E-Mail、電話又は郵便によりお申し出ください。

【個人情報に関するお問い合わせ窓口】
株式会社メール企画 個人情報相談苦情窓口担当
〒532-0034 大阪市淀川区野中北2丁目1-27
Tel06-6151-2920(月曜日から金曜日の 10:00~17:00)
メールでのお問い合わせは、こちら

当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申し出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決申し出先は次のとおりです。

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
電話番号 0120-700-779

制定日:21年 9月 2日